شرکت‌های نفت و گاز در محیط‌های پویا و پیچیده‌ای فعالیت می‌کنند که با چالش‌های دائمی، به‌ویژه در زمینه عرضه و تقاضا، مواجه هستند. در حال حاضر، با نوسان قیمت‌ها، تدارکات به یک عامل کلیدی در موفقیت این صنعت تبدیل شده است.
هزینه‌های تدارکات یکی از بخش‌های قابل‌توجه هزینه‌های کلی برای پروژه‌های نفت و گاز به شمار می‌رود. انتخاب تأمین‌کننده مناسب می‌تواند تأثیر بسزایی بر موفقیت یا شکست یک پروژه داشته باشد. بنابراین، انتخاب تأمین‌کننده‌ای با کیفیت که قادر به ارائه تجهیزات و خدمات مقرون‌به‌صرفه باشد، بسیار حائز اهمیت است. این تأمین‌کننده باید با الزامات مشخص شده مطابقت داشته و برنامه‌ریزی پروژه را تحت تأثیر قرار ندهد.
در این راستا، توجه به کیفیت و قابلیت اطمینان تأمین‌کنندگان، به‌ویژه در شرایط بحرانی بازار، می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و بهبود کارایی پروژه‌ها کمک کند. در ادامه، تصویر زیر تجهیزات موجود در سکوی نفتی را نشان می‌دهد که نمایانگر اهمیت تأمین تجهیزات مناسب در این صنعت است.
روش طبقه‌بندی شده
روش طبقه‌بندی شده یکی از ساده‌ترین و کارآمدترین روش‌ها برای ارزیابی تأمین‌کنندگان است. در این روش، یک لیست از متغیرها یا عوامل کلیدی عملکرد تعریف می‌شود. خریداران به هر یک از ویژگی‌های ارزیابی، امتیازاتی را به صورت طبقه‌بندی شده اختصاص می‌دهند، به عنوان مثال، با استفاده از عبارات “خوب”، “خنثی” و “ضعیف”.
این رتبه‌بندی‌ها بر اساس توافق و نظر نمایندگان مختلف از بخش‌های مختلف شرکت، از جمله تدارکات، تأمین و تولید انجام می‌شود. در نهایت، تأمین‌کننده‌ای که بالاترین امتیاز را در این ارزیابی کسب کند، به عنوان بهترین گزینه شناخته می‌شود. این روش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در انتخاب تأمین‌کنندگان خود اتخاذ کنند و به بهبود عملکرد کلی پروژه‌ها کمک نمایند.
2. روش نقطه وزنی
روش نقطه وزنی یکی از پرکاربردترین و موثرترین روش‌ها برای ارزیابی تأمین‌کنندگان است. در این روش، ویژگی‌های مختلفی که برای مشتریان اهمیت دارند، بر اساس سطح اهمیت آن‌ها وزن‌دهی می‌شوند.
در مرحله اول، ارزیاب به عملکرد هر تأمین‌کننده در هر ویژگی امتیاز می‌دهد. سپس این امتیازها با وزن تخصیص‌یافته به هر ویژگی ضرب می‌شوند. در نهایت، امتیازهای وزنی جمع‌آوری می‌شوند تا رتبه نهایی عملکرد هر تأمین‌کننده مشخص گردد.
تأمین‌کننده‌ای که بالاترین امتیاز وزنی را کسب کند، به عنوان بهترین گزینه شناخته می‌شود. این روش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری در انتخاب تأمین‌کنندگان خود اتخاذ کنند و به بهینه‌سازی عملکرد کلی پروژه‌ها بپردازند.
3. روش نسبت هزینه
روش نسبت هزینه رویکردی جامع برای ارزیابی تأمین‌کنندگان است که در آن هزینه کل هر خرید، شامل قیمت فروش و هزینه‌های عملیاتی داخلی خریدار، مورد بررسی قرار می‌گیرد. این هزینه‌ها با اجزای مختلفی نظیر کیفیت، تحویل و خدمات مرتبط با خرید مرتبط هستند و به عنوان قیمت خرید کل شرکت محاسبه می‌شوند.
در این روش، هر هزینه عملیاتی داخلی به نسبت هزینه تبدیل می‌شود که درصدی از ارزش کل خرید را نشان می‌دهد. سپس، این نسبت هزینه کلی به قیمت واحد پیشنهادی تأمین‌کننده اعمال می‌شود تا هزینه خالص تعدیل‌شده به دست آید.
تأمین‌کننده‌ای که کمترین هزینه خالص تعدیل‌شده را داشته باشد، به عنوان تأمین‌کننده ترجیحی شناخته می‌شود. این روش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در انتخاب تأمین‌کنندگان بگیرند و در عین حال هزینه‌ها را بهینه‌سازی کنند.
4. روش تجزیه و تحلیل ابعادی
مدل تجزیه و تحلیل ابعادی یک تکنیک پیشرفته برای ارزیابی تأمین‌کنندگان است که به منظور رفع برخی از نواقص موجود در سایر رویکردها طراحی شده است. این مدل به ترکیب چندین معیار با ابعاد مختلف و اهمیت نسبی آن‌ها در یک چارچوب واحد برای هر تأمین‌کننده می‌پردازد.
در این روش، شاخص عملکرد تأمین‌کننده بر اساس مقایسه عملکرد آن با استانداردهای تعیین‌شده برای مجموعه‌ای از معیارها و اهمیت نسبی آن‌ها محاسبه می‌شود. هر تأمین‌کننده بر اساس این شاخص عملکرد ارزیابی می‌شود. معیارها ممکن است وزن‌های مثبت یا منفی داشته باشند؛ به عنوان مثال، کیفیت ممکن است دارای وزن مثبت باشد، در حالی که قیمت می‌تواند وزن منفی را نشان دهد.
در نتیجه، مدل تجزیه و تحلیل ابعادی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که تأمین‌کنندگان را بر اساس یک مجموعه استاندارد از معیارها ارزیابی کنند و تصمیمات بهتری در انتخاب تأمین‌کنندگان اتخاذ نمایند. این روش به بهبود دقت ارزیابی و شفافیت در فرآیند انتخاب تأمین‌کنندگان کمک می‌کند.
5. فرآیند تحلیل سلسله مراتبی (AHP)
فرآیند تحلیل سلسله مراتبی (AHP) به عنوان ابزاری کارآمد و انعطاف‌پذیر برای حل مسائل پیچیده و چندمعیاره شناخته می‌شود. AHP به گونه‌ای طراحی شده است که یک مسئله پیچیده را به سطوح سلسله‌مراتبی تقسیم می‌کند؛ به طوری که سطح بالاتر به عنوان هدف، سطوح میانی به عنوان معیارها و زیرمعیارها، و سطح پایین‌تر به عنوان گزینه‌ها یا جایگزین‌ها تعریف می‌شود.
در این فرآیند، اهمیت نسبی هر معیار مشخص می‌کند که کدام معیار بالاترین اولویت را دارد. برای تعیین این اولویت‌ها، مصاحبه‌هایی با خبرگان انجام می‌شود تا مقایسه‌های جفتی بین معیارهای همگن صورت گیرد. با انجام یک سری مقایسه‌های جفتی، وزن هر معیار تعیین می‌شود و این وزن‌ها می‌توانند برای ساخت یک سیستم ارزیابی تأمین‌کننده مورد استفاده قرار گیرند.
AHP به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که تصمیمات بهتری در انتخاب تأمین‌کنندگان بگیرند و به بهبود فرآیند ارزیابی کمک کند. شکل 1 ساختار کلی AHP را به تصویر می‌کشد و نحوه سازماندهی معیارها و گزینه‌ها را نشان می‌دهد.
فرآیند انتخاب تأمین‌کننده
کارشناسان بر این باورند که هیچ روش واحد و جهانی برای ارزیابی و انتخاب تأمین‌کنندگان وجود ندارد. به همین دلیل، سازمان‌ها از رویکردهای متنوع و متناسب با نیازهای خود استفاده می‌کنند. هدف اصلی فرآیند ارزیابی و انتخاب تأمین‌کننده، کاهش ریسک‌های مرتبط با تأمین و به حداکثر رساندن ارزش کلی برای خریدار است.
این فرآیند شامل شناسایی معیارهای کلیدی، ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان بر اساس این معیارها و انتخاب بهترین گزینه‌ها بر اساس تحلیل‌های انجام‌شده می‌باشد. با اتخاذ یک رویکرد سیستماتیک و جامع، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات بهتری در زمینه انتخاب تأمین‌کنندگان بگیرند و به بهبود عملکرد کلی زنجیره تأمین خود دست یابند.
- شناسایی نیازها: تعیین دقیق نیازها و الزامات کسب و کار برای انتخاب تأمین‌کننده مناسب.
- تعریف معیارهای ارزیابی: مشخص کردن معیارهایی که برای ارزیابی تأمین‌کنندگان اهمیت دارند، مانند کیفیت، قیمت، زمان تحویل و خدمات پس از فروش.
- جستجوی تأمین‌کنندگان: شناسایی و گردآوری اطلاعات درباره تأمین‌کنندگان بالقوه که می‌توانند نیازهای سازمان را برآورده کنند.
- ارزیابی و مقایسه: بررسی و ارزیابی تأمین‌کنندگان بر اساس معیارهای تعریف‌شده و مقایسه آن‌ها با یکدیگر.
- انتخاب تأمین‌کننده: انتخاب تأمین‌کننده‌ای که بهترین تطابق را با نیازها و معیارهای سازمان دارد.
- مذاکره و قرارداد: انجام مذاکرات نهایی و تنظیم قرارداد با تأمین‌کننده منتخب.
- نظارت و ارزیابی مستمر: پیگیری و ارزیابی عملکرد تأمین‌کننده در طول زمان برای اطمینان از ادامه تطابق با الزامات و نیازهای سازمان.
این مراحل به کسب و کارها کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در انتخاب تأمین‌کنندگان اتخاذ کنند و به بهینه‌سازی عملکرد زنجیره تأمین خود بپردازند
مرحله 1: شناسایی دسته‌بندی‌های کلیدی ارزیابی تأمین‌کننده
یکی از اولین مراحل در تهیه نظرسنجی تأمین‌کننده، تعیین دسته‌بندی‌های عملکردی است که باید مورد ارزیابی قرار گیرند. معیارهای اصلی شامل هزینه/قیمت، کیفیت و زمان تحویل هستند. با این حال، برای اقلام حیاتی که نیاز به تجزیه و تحلیل عمیق‌تری از قابلیت‌های تأمین‌کننده دارند، انجام یک مطالعه ارزیابی دقیق‌تر ضروری است.
در این مرحله، سازمان‌ها باید به شناسایی و تعریف دسته‌بندی‌های کلیدی بپردازند که می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- هزینه/قیمت: بررسی قیمت‌های پیشنهادی و هزینه‌های مرتبط با تأمین کالا یا خدمات.
- کیفیت: ارزیابی استانداردهای کیفیت محصولات یا خدمات ارائه‌شده توسط تأمین‌کننده.
- زمان تحویل: بررسی قابلیت تأمین‌کننده در ارائه به موقع کالاها و خدمات.
- خدمات پس از فروش: ارزیابی کیفیت خدمات پشتیبانی و خدمات پس از فروش تأمین‌کننده.
- پایداری و مسئولیت اجتماعی: بررسی تعهد تأمین‌کننده به اصول پایداری و مسئولیت اجتماعی.
با شناسایی این دسته‌بندی‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به طور مؤثرتری تأمین‌کنندگان را ارزیابی کرده و تصمیمات بهتری در انتخاب آن‌ها اتخاذ کنند.
مرحله 2: وزن‌دهی به هر دسته ارزیابی
در این مرحله، به هر یک از دسته‌های عملکردی وزنی اختصاص داده می‌شود که نشان‌دهنده اهمیت نسبی آن دسته در فرآیند ارزیابی است. مجموع این وزن‌ها باید برابر با 1.0 باشد.
یکی از ویژگی‌های کلیدی یک ارزیابی مؤثر، انعطاف‌پذیری آن است. مدیریت می‌تواند با تخصیص وزن‌های مختلف به دسته‌ها یا افزودن و حذف دسته‌های عملکرد در صورت نیاز، به این انعطاف‌پذیری دست یابد.
به عنوان مثال:
دسته‌های حیاتی: ممکن است وزن بیشتری دریافت کنند، زیرا تأثیر بیشتری بر عملکرد کلی سازمان دارند.
دسته‌های ثانویه: ممکن است وزن کمتری داشته باشند، اما همچنان در ارزیابی کلی تأمین‌کننده مهم هستند.
مرحله 3: شناسایی و وزن‌دهی زیرمجموعه‌ها
در این مرحله، لازم است زیرمجموعه‌های عملکردی، در صورت وجود، در هر دسته عملکرد گسترده‌تر شناسایی شوند. این زیرمجموعه‌ها می‌توانند جنبه‌های خاص‌تری از عملکرد تأمین‌کننده را نمایان کنند و به ارزیابی دقیق‌تر کمک کنند.
مجموع وزن‌های اختصاص‌یافته به زیرمجموعه‌ها باید برابر با وزن کل دسته عملکرد مربوطه باشد. به این ترتیب، هر زیرمجموعه نمایانگر بخشی از اهمیت کلی دسته خود خواهد بود.
به عنوان مثال:
اگر دسته عملکرد “کیفیت” دارای وزنی معادل 0.4 باشد، مجموع وزن‌های زیرمجموعه‌های آن (مانند “کیفیت مواد اولیه”، “کنترل کیفیت”، و “پاسخگویی به شکایات”) باید برابر با 0.4 باشد
این فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارزیابی دقیق‌تری از تأمین‌کنندگان داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که تمامی جنبه‌های مهم عملکرد در نظر گرفته شده است.
مرحله 4: تعریف سیستم امتیازدهی برای دسته‌ها و زیرمجموعه‌ها
در این مرحله، ایجاد یک سیستم امتیازدهی واضح و دقیق ضروری است. این سیستم باید معیارهایی را در نظر بگیرد که ممکن است به طور ذاتی ذهنی باشند و یک مقیاس کمی برای اندازه‌گیری عملکرد تأمین‌کنندگان فراهم کند.
معیارهای امتیازدهی زمانی مؤثر خواهند بود که تمامی ارزیابان بتوانند دسته‌بندی‌های عملکرد را به طور یکسان تفسیر و امتیازدهی کنند. برای این منظور، لازم است که:
- تعریف دقیق معیارها: هر معیار باید به وضوح تعریف شود تا اطمینان حاصل شود که همه ارزیابان درک یکسانی از آن دارند.
- توسعه مقیاس امتیازدهی: ایجاد یک مقیاس کمی (به عنوان مثال، از 1 تا 5 یا 1 تا 10) که به ارزیابان اجازه می‌دهد عملکرد تأمین‌کنندگان را به راحتی اندازه‌گیری و مقایسه کنند.
- آموزش ارزیابان: برگزاری جلسات آموزشی برای ارزیابان به منظور اطمینان از درک صحیح و یکسان از معیارها و سیستم امتیازدهی.
با پیاده‌سازی یک سیستم امتیازدهی جامع و شفاف، سازمان‌ها می‌توانند ارزیابی‌های دقیق‌تری از تأمین‌کنندگان انجام دهند و تصمیمات بهتری در فرآیند انتخاب آن‌ها اتخاذ کنند.
مرحله 5: ارزیابی مستقیم تأمین‌کننده
در این مرحله، خریداران می‌توانند به طور عینی امتیازات تأمین‌کنندگان مختلف را که برای یک قرارداد خرید رقابت می‌کنند، مقایسه کنند. این مقایسه به آن‌ها این امکان را می‌دهد که بر اساس امتیازهای ارزیابی، یک تأمین‌کننده را بر دیگری انتخاب کنند.
برای انجام یک ارزیابی مؤثر، خریداران باید حداقل الزامات عملکردی قابل قبولی را تعیین کنند که تأمین‌کنندگان باید قبل از اینکه بتوانند به پایگاه تأمین‌کنندگان ملحق شوند، آن‌ها را برآورده کنند. این الزامات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- کیفیت محصول: تأمین‌کننده باید استانداردهای کیفیت مشخصی را رعایت کند.
- قیمت: تأمین‌کننده باید قیمت‌های رقابتی و منطقی ارائه دهد.
- زمان تحویل: تأمین‌کننده باید قادر به تأمین کالاها یا خدمات در زمان‌های مشخص باشد.
- خدمات پس از فروش: تأمین‌کننده باید خدمات پشتیبانی مناسبی را ارائه دهد.
با ارزیابی مستقیم تأمین‌کنندگان بر اساس این معیارها و الزامات، خریداران می‌توانند اطمینان حاصل کنند که تأمین‌کنندگان انتخاب‌شده نه تنها قابلیت برآورده کردن نیازهای آن‌ها را دارند، بلکه می‌توانند به عنوان شرکای قابل اعتماد در زنجیره تأمین عمل کنند.
مرحله 6: مرور نتایج ارزیابی و اتخاذ تصمیم انتخاب
در این مرحله، خروجی اولیه ارزیابی‌ها به شکل توصیه‌ای برای پذیرش یا عدم پذیرش تأمین‌کننده برای یک کسب و کار ارائه می‌شود. خریدار ممکن است چندین تأمین‌کننده را که برای قرارداد مورد نظر رقابت می‌کنند، ارزیابی کند.
هدف اصلی این ارزیابی، تعیین واجد شرایط بودن تأمین‌کنندگان بالقوه برای قراردادهای خرید جاری یا مورد انتظار در آینده است. برای دستیابی به این هدف، مراحل زیر باید دنبال شود:
- مرور نتایج ارزیابی: نتایج امتیازدهی و تحلیل‌های انجام‌شده بر روی تأمین‌کنندگان باید به دقت بررسی شوند تا نقاط قوت و ضعف هر تأمین‌کننده مشخص شود.
- مقایسه تأمین‌کنندگان: تأمین‌کنندگان باید بر اساس نتایج ارزیابی و معیارهای از پیش تعیین‌شده مقایسه شوند تا بهترین گزینه‌ها شناسایی شوند.
- تعیین توصیه‌ها: بر اساس نتایج و مقایسه‌ها، توصیه‌های مشخصی برای پذیرش یا عدم پذیرش تأمین‌کنندگان ارائه می‌شود.
- اخذ تصمیم نهایی: با در نظر گرفتن توصیه‌ها و نیازهای خاص کسب و کار، خریدار باید تصمیم نهایی را در مورد انتخاب تأمین‌کنندگان اتخاذ کند.
این فرآیند به خریداران کمک می‌کند تا تأمین‌کنندگان مناسب را شناسایی کنند و اطمینان حاصل کنند که انتخاب‌های آن‌ها به بهترین نحو نیازهای تجاری را برآورده می‌کند.
مرحله 7: بررسی مستمر عملکرد تأمین‌کننده
پس از اینکه خریدار تصمیم به انتخاب تأمین‌کننده گرفت، ضروری است که تأمین‌کننده به طور مداوم عملکرد خود را مطابق با نیازها و انتظارات خریدار حفظ کند. این مرحله شامل نظارت بر عملکرد تأمین‌کننده از زمان ارزیابی اولیه و انتخاب تا حصول اطمینان از بهبود مستمر در خدمات و محصولات ارائه‌شده است.
برای انجام این بررسی مستمر، مراحل زیر باید دنبال شود:
- تعیین معیارهای عملکرد: معیارهای مشخصی برای ارزیابی مستمر عملکرد تأمین‌کننده باید تعیین شود. این معیارها می‌توانند شامل کیفیت محصول، زمان تحویل، قیمت، و خدمات پس از فروش باشند.
- جمع‌آوری داده‌ها: داده‌های مربوط به عملکرد تأمین‌کننده باید به طور منظم جمع‌آوری و تحلیل شوند تا نقاط قوت و ضعف شناسایی شوند.
- بازخورد مستمر: ارائه بازخورد منظم به تأمین‌کننده درباره عملکرد او، به ویژه در زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارند، بسیار مهم است.
- برنامه‌ریزی برای بهبود: در صورت شناسایی نقاط ضعف، باید برنامه‌های بهبود مشخصی تدوین شود که تأمین‌کننده را در راستای ارتقاء عملکرد یاری کند.
- بررسی دوره‌ای: برگزاری جلسات دوره‌ای برای بررسی عملکرد تأمین‌کننده و تطابق آن با انتظارات خریدار، به بهبود روابط و همکاری‌های آینده کمک خواهد کرد.
این فرآیند بررسی مستمر به خریداران این امکان را می‌دهد که از کیفیت خدمات و محصولات تأمین‌کنندگان اطمینان حاصل کنند و در صورت لزوم، اقدامات لازم را برای بهبود و ارتقاء همکاری انجام دهند.
نتیجه‌گیری
با توجه به اینکه بخش قابل توجهی از هزینه‌های کلی تدارکات و زنجیره تأمین در هر پروژه نفت و گاز به تأمین‌کنندگان اختصاص می‌یابد، انتخاب و ارزیابی تأمین‌کنندگان در مدیریت زنجیره تأمین در محیط جهانی امروز از اهمیت بالایی برخوردار است. روش‌های مختلفی برای ارزیابی تأمین‌کنندگان وجود دارد که هر یک دارای نقاط قوت و محدودیت‌های خاص خود هستند. به همین دلیل، هیچ روش واحدی نمی‌تواند به طور کامل تمامی چالش‌های مرتبط با یک شرکت را حل کند.
انتخاب روش مناسب برای ارزیابی عملکرد تأمین‌کننده بستگی به ماهیت شرکت و نوع محصولات یا خدمات ارائه‌شده دارد. با انجام یک ارزیابی جامع در فرآیند انتخاب و ارزیابی تأمین‌کنندگان، شرکت‌ها قادر خواهند بود ریسک‌های موجود در مراحل اولیه پروژه را شناسایی کنند و اقدامات لازم را برای کاهش این ریسک‌ها اتخاذ نمایند. این اقدامات به نوبه خود به اجرای مؤثر و کارآمد پروژه‌ها کمک خواهد کرد و به بهبود کیفیت همکاری‌ها با تأمین‌کنندگان منجر می‌شود.
در نهایت، توجه به فرآیندهای انتخاب و ارزیابی تأمین‌کنندگان نه تنها به بهبود عملکرد زنجیره تأمین کمک می‌کند، بلکه به افزایش قابلیت رقابتی شرکت‌ها در بازار نیز خواهد انجامید.
